Computer-GDPR

Avtalshantering underlättar GDPR-arbetet

Du är säkert medveten om den nya dataskyddsförordningen som ställer högre krav på hur du behandlar personuppgifter.Den 25 maj är det dags och då behöver din organisation efterleva förordningen. Om inte, kan det bli dryga böter motsvarande upp till fyra procent av er globala omsättning eller 20 miljoner euro. Det högsta beloppet kommer gälla.

 

Du behöver upprätta personuppgiftsbiträdesavtal

Ett av de krav som ställs på din organisation är att du har ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantörer av molntjänster där du lagrar personuppgifter. Det kan vara t ex. affärssystem, CRM-system, ärendesystem, diariesystem eller som i vårt fall avtalshanteringssystem.

Du måste dokumentera i vilka system er organisation behandlar personuppgifter, varför ni gör det och om ni verkligen måste göra det.

Vi på MultiNet som utvecklar tjänsten Avtalshantering har t ex. ett standardiserat personuppgiftsbiträdesavtal som är anpassat för de tjänster vi erbjuder och som alltid tecknas när man börjar nyttja någon av våra webbtjänster.

 

Avtalshantering hjälper dig med inventeringen

Med MultiNets webbtjänst för avtalshantering underlättar du inventeringsarbetet avsevärt, då tjänsten på ett strukturerat sätt håller koll på leverantörer och vilka avtal du har med dem.

Du kan på ett enkelt sätt dokumentera efterlevnad, kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig, personuppgiftsbiträde, underbiträde och om t ex. data överförs till ett land utan för EU samt att leverantörens tjänst uppfyller ”privacy of design”, vilket innebär att tjänsten t ex. är utvecklad för att enskilda användare inte ska kunna göra misstag eller avsteg från dataskyddsförordningen.

 

Du behöver agera nu

Även om tiden är knapp, så behöver inte det betyda att det är krångligt och avancerat komma igång med digital avtalshantering!
Kontakta oss, så visar vi hur du på ett enkelt sätt ökar tempot och blir färdig med GDPR-arbetet.

Ring oss på 08 – 52 80 22 80, eller fyll i vårt kontaktformulär så hjälper vi dig.

business_signature_contract_document_deal_paperwork_hand_ready-854908.jpg!d

Fem tips för att förbättra ditt arbete med avtal

1. Skapa mallar

Att skapa avtal tar mycket tid – även för de som utarbetar samma typ av kontrakt, om och om igen. Även om samma typ av kontrakt används återkommande börjar man ofta genom att kopiera och klistra in innehåll. Därefter läser man oftast igenom hela avtalet för att se till att inget oönskat har förändrats.

Med andra ord utförs en kvalitetssäkringsprocess varje gång du tar fram ett nytt avtal, vilket är oerhört tidskrävande.

Lösningen är avtalsmallar! När det gäller återkommande kontrakt såsom t ex. köpeavtal och anställningsavtal ändras endast vissa delar från kontrakt till kontrakt. Pris, lön, uppsägningsperiod, avtalsparter och kanske köpeobjektet. Genom att skapa en mall så skyddar du avtalet från förändringar av de delar som inte ska ändras varje gång och eliminerar behovet av att granska avtalet grundligt efter varje utkast.

Med en webbtjänst som har stöd för avtalsmallar löser du enkelt problemet!

 

2. Effektivisera processer för intyg och godkännanden

Man brukar ofta prata om att tid är pengar och det stämmer också. Många företag förlorar tid och pengar genom att inte vara noga med intyg och godkännanden.

I grunden ser verkligen ofta ut så här. Kontraktet skapas, förhandlas fram och är redo att undertecknas. Innan avtalet undertecknas måste det oftast godkännas av VD eller ledningen.
I själva verket är det inte avtalsskapandet eller själva signeringen som tar tid, utan det är tiden mellan skapande och ett undertecknat avtal. Man kan säga att det blir ett tillfälligt stopp i processen, vilket kan riskera att affären inte ens blir av.

När du har skapat mallar för dina återkommande avtal blir det enkelt att effektivisera processer för godkännande av avtal. I grund och botten behöver den eller de behöriga bara godkänna vissa delar av avtalet. Detta gör att du kan ta din avtalshantering till nästa nivå.

 

3. Börja med elektronisk / digital signering

När avtalet har skapats och godkänts inleds signeringsprocessen. Manuell signering av avtal tar mycket tid. Avtalets alla sidor måste hanteras, indexeras och arkiveras.

Manuell signering innebär också att det mycket tid att signera själva avtalet, du behöver skriva ut dokumentet (vilket dessutom inte är bra för miljön), ofta behöver en lunta med papper skickas per post till en annan stad eller t o m. ett annat land. Just den delen av processen kan bli ganska smärtsam om det är många personer som ska signera dokumentet.

Att istället använda elektroniska signaturer har många fördelar. Det gör att du och dina medarbetare kan minimera tiden för att hantera papper. Du behöver inte skanna avtalen. du kan minska eller till och med eliminera kostnader för utskrift, manuellt förberedande och sändning av papper per post. Dessutom så är elektroniska signaturer säkrare (hur svårt är det egentligen att efterlikna sin manuella signatur?).

Men vad gäller då elektroniska signaturer? Är de juridiskt bindande?
Svaret är JA! Elektroniska signaturer är juridiskt bindande i 99,99% av fallen. De överensstämmer med de regelverk som EU har tagit fram (förordning 910/2014 – eIDAS) samt i USA (globala och nationella handelslagen . ESIGN och Uniform Electronic Transactions Act – UETA)

OK, men vad gäller då de 0,01 procenten? I vissa sällsynta fall finns bestämmelser och formkrav för avtal, t ex. köpeavtal för fastigheter och bostäder.

 

4. Håll koll på dina avtal på ett ställe

Många företag som saknar ett avtalshanteringssystem saknar också ofta sina avtal. I själva verket har i genomsnitt tio procent av alla avtal hos företag på något mystiskt sätt försvunnit. Anledningen till detta är enkel: Avtal sprids ofta i hela organisationen. Vissa finns i pärmar, vissa i molnet och vissa finns t o m. bara i en enskild medarbetares inkorg (av utrymmesskäl raderar man ju dessutom ibland sin inkorg från äldre mail). Detta gör det lätt att glömma var det specifika avtalet är lagrat.

Av just den här anledningen behöver företag ett system för lagring och arkivering av avtal. Eftersom avtal ofta är verktyg för att upprätthålla ett bra förhållande med andra företag så kan konsekvenserna av ett förlorat avtal bli förödande för verksamheten.

 

5. Skaffa ett avtalshanteringssystem med kalender, påminnelser och varningar

Idag upplever många företag mycket smärta i samband med brist på överblick över sina avtal. Problemet är likadant oavsett hur stort företaget är. Man behöver i grund och botten läsa igenom alla avtal för att komma ihåg de avtalsrättsliga grunderna och skyldigheterna med varje enskilt avtal.

En orsak till bristen på överblick är naturligtvis – som nämnts ovan – att avtalen sprids över hela företaget. En annan anledning är att det i grunden är omöjligt att få en sådan överblick utan hjälp av en digital lösning, vilket också är anledningen till varför fysiska dokument i ett fysiskt arkiv är en ej så tillfredsställande lösning.

Lösningen på detta problem är oerhört enkel. När varje avtal är undertecknat och ingånget så registrerar du det i avtalshanteringssystemet. Systemet schemalägger automatiskt påminnelser och varnar dig innan avtalet behöver omförhandlas eller sägas upp.

Genom att påminnelser och varningar finns och genereras på ett ställe får du en enkel överblick över vilka avtalsrelaterade åtgärder du behöver utföra den kommande tiden. För att minska risken för att du missar åtgärderna kan flera personer bli påminda och systemet eskalerar även till högre instans.

Hoppas att den här artikeln fick dig dina ögon att öppnas lite mer för vad ett digitalt avtalshanteringssystem faktiskt kan göra för din verksamhet.
Jag är i alla fall säker på att dessa fem tips om hur du förbättrar din avtalshantering kommer öka din produktivitet och minska dina kostnader.

Mindre administration och mer tid för affärer, vilket gör dig mer lönsam!

Hör gärna av dig så visar vi hur Avtalshantering hjälper dig.

avtal excel

Excel är bra men inte för avtalshantering

Många gånger är Excel ett ovärderligt verktyg men som tyvärr används för fel uppgift.
Att använda Excel för avtalshantering är precis en sådan sak som den populära programvaran inte är ämnad för.

Det finns ett ordspråk som lyder: ”Om en hammare är det enda verktyg du använder, så ser alla problem ut som en spik”. – Om man tänker på samma sätt i IT-världen så innebär det att du försöker lösa alla problem med hjälp av Excel.

Det vi menar är att Excel är ett alldeles utmärkt verktyg men att det bara inte ska användas till avtalshantering.

 

Varför är excel inte lämpligt för avtalshantering?

  • Excel skickar inga automatiska påminnelser, vilket kan leda till att du missar en omförhandling eller en uppsägning.
  • Det är tidskrävande att upprätthålla en aktuell excelfil med avtalsinformation och det finns stor risk för att uppgifterna blir felaktiga om flera fyller på i excelfilen.
  • Excel är inget arkiv för dokument och hanterar inte revisioner, vilket kan resultera många timmars arbete för att reda ut vad som faktiskt gäller.
  • En vanlig fil kan skadas av virus, tappas bort eller förstöras genom att datorn den är lagrad på helt enkelt går sönder. Givetvis gör många backup men hur många gånger har du också varit med om att du har förlorat eller råkat skriva över ett dokument?

Av denna enkla anledning tycker vi att alla förtjänar en tjänst som är anpassad för avtalshantering, så att du får full kontroll över avtalssituationen och kan få ut det allra mesta av dina avtal. En tjänst som skickar påminnelser och som meddelar dig när saker ska utföras – på ett säkert och tryggt sätt.

Kontakta oss eller testa vår tjänst helt gratis – du kommer bli förvånad över hur enkelt det är att hantera avtal!

Hör av dig så berättar vi mer!

© MultiNet · 2018, All Rights Reserved

MultiNet_Vit