Computer-GDPR

Kontrakthåndtering forenkler GDPR-arbeidet

Du er sikkert klar over at den nye datavernsordningen stiller høyere krav på hvordan du behandler personopplysninger. Den trer inn den 25 mai og da må din organisasjon følge den nye forordningen. Om ikke, kan det bli høye bøter tilsvarende opp til fire prosent av deres globale omsetning eller 20 millioner euro. Det høyeste beløpet vil gjelde.

 

Du må opprette databehandlerkontrakt

Ett av de kravene som stilles på din organisasjon er at du har en databehandlerkontrakt med leverandører av skytjenester der du lagrer personopplysninger. Det kan være f.eks. forretningssystem, CRM-system, saksbehandlingssystem, arkivsystem eller som i vårt fall kontrakthåndteringssystem.
Du må dokumentere i hvilke system deres organisasjon behandler personopplysninger, hvorfor dere gjør det og om dere virkelig må gjøre det.
Vi på MultiNet som utvikler tjenesten Kontrakthåndtering har f.eks. standardisert databehandlerkontrakt som er anpasset for de tjenester vi tilbyr og som alltid tegnes når man starter å benytte noen av våre webtjenester.

Kontrakthåndtering hjelper deg med inventeringen

Med MultiNets webtjeneste for kontrakthåndtering blir inventararbeidet betraktelig lettere, da tjenesten på en strukturert måte holder oversikt på leverandører og hvilke avtaler du har med de.
Du kan på en enkel måte dokumentere forpliktelser, kontaktopplysninger til databehandleransvarlig, personopplysningsansvarlig, underdatabehandler og om f.eks. data overføres til et land utenfor EU samt at leverandørens tjeneste oppfyller «privacy of design», hvilket innebærer at tjenesten er f.eks. utviklet for at enkelte brukere ikke skal kunne gjøre feil eller avvik fra datavernsforordningen.

Du må handle nå

Selv om tiden er knapp, så trenger ikke det å bety at det er vanskelig og avansert å komme i gang med digital kontrakthåndtering!
Kontakt oss, så viser vi hvordan du på en enkel måte øker tempoet og blir ferdig med GDPR-arbeidet.
Ring oss på 08 – 52 80 22 80, eller fyll i vårt kontaktskjema så hjelper vi deg

business_signature_contract_document_deal_paperwork_hand_ready-854908.jpg!d

Fem tips for å forenkle ditt arbeid med avtaler

1. Lag maler

Å lage kontrakt tar mye tid – selv for de som utarbeider samme type av avtaler, om og om igjen. Selv om samme type av kontrakt brukes flere ganger starter man ofte med å kopiere og klistre inn innhold. Deretter leser man som regel igjennom hele avtalen for å se at ikke noe uønsket har blitt forandret.

Med andre ord utføres en kvalitetssikringsprosess hver gang du tar fram en ny kontrakt, noe som er veldig tidskrevende.

Løsningen er kontraktsmaler! Når det gjelder gjentakende kontrakter som f.eks. kjøpskontrakter og ansettelseskontrakter endres visse deler fra kontrakt til kontrakt. Pris, lønn, oppsigelsesperiode, kontraktsparter og kanskje kjøpsobjekter. Gjennom å lage en mal så beskytter du kontrakten fra forandringer av de deler som ikke skal endres hver gang og eliminerer behovet for å granske avtalen grundig etter hvert utkast.

Med en webtjeneste som har støtte for kontraktsmaler løser du enkelt problemet!

2. Effektiviser prosesser for sertifikat og godkjennelser

Man bruker ofte å si at tid er penger og det stemmer også. Manger bedrifter mister tid og penger gjennom å ikke være nøye med sertifikat og godkjennelser.

I grunnen ser virkeligheten ofte ut sånn. Kontrakten lages, forhandles frem og er klar for å signeres. Innen kontrakten signeres må den ofte godkjennes av CEO eller ledelsen.
I selve jobben er det ikke kontrakts lagingen eller selve signeringen som tar tid, men det er tiden mellom lagingen og signeringen av avtalen. Man kan si at det blir et midlertidig stopp i prosessen, noe som kan risikere i at avtalen ikke engang blir noe av.

Når du har opprettet maler for dine gjentakende kontrakter blir det enkelt å effektivisere prosesser for godkjenning av en kontrakt. I det store og hele trenger den eller de behørige bare godkjenne visse deler av kontrakten. Dette gjør at du kan ta din kontrakthåndtering til neste nivå.

3. Start med elektronisk / digital signering

Når kontrakten er ferdig og godkjent starter signeringsprosessen. Manuell signering av kontrakter tar mye tid. Kontraktens alle sider må håndteres, indekseres og arkiveres.

Manuell signering innebærer også at det tar mye tid å signere selve kontrakten, du må skrive ut dokumentet (noe som heller ikke er bra for miljøet), ofte trengs det en bunt med papirer som sendes per post til et annet sted ellet t o m et annet land. Akkurat den delen av prosessen kan bli smertefull om det er mange personer som skal signere dokumentet.

Å heller bruke elektroniske signaturer har mange fordeler. Det gjør at du og dine medarbeidere kan minimere tiden for håndtering av papirer. Du trenger ikke å skanne avtalen. Du kan minske eller til og med eliminere kostnader for utskrift, manuell forberedning og sending av papir per post. Dessuten er elektroniske signaturer sikrere (hvor vanskelig er det egentlig å etterlikne en manuell signatur?).

Men hva gjelder elektroniske signaturer som? Er de juridisk bindende? Svaret er JA! Elektroniske signaturer er bindende i 99,99 % av gangene. De overenstemmelser med de regelverk som EU har tatt fram (forordningen 910/2014-eIDAS) samt i USA (global og nasjonale handelsloven. ESIGN og Uniform Electronic Transactions  Act – UETA)

OK, men hva gjelder da de 0,01 prosentene? I visse sjeldne fall finns bestemmelser og formkrav for kontrakt for f.eks. kjøpskontrakt for fast eiendom og boliger.

4. Få oversikt på dine kontrakter på ett sted

Mange bedrifter som mangler kontraktshåndteringssystem mangler også ofte sine kontrakter. I gjennomsnitt ti prosent av alle kontrakter hos bedrifter har på en mystisk måte forsvunnet. Årsaken til dette enkelt: Kontrakter spres ofte i hele organisasjonen. Visse finns i permer, visse i skyen og visse finns t o m. bare i en enkelt medarbeiders innboks (for plassens skyld sletter man jo i blant sin innboks fra eldre mail). Dette gjør det lett å glemme hvor den spesifikke kontrakten er lagret.

Av akkurat den anledningen trenger bedrifter et system for lagring og arkivering av kontrakter. Ettersom kontrakter ofte er et verktøy for å opprettholde et bra forhold med andre virksomheter så kan konsekvensene av en tapt kontrakt bli ødeleggende for virksomheten.

5. Få tak i et kontrakthåndteringssystem med kalender, påminnelser og varsler

I dag opplever mange bedrifter mye smerte i samband med brist på oversikt over sine kontrakter. Problemet er det samme uansett hvor stor bedriften er. Man trenger i bunn og grunn lese igjennom alle kontrakter for å huske de kontraktsrettslige grunnene og forpliktelser med hver enkel kontrakt.

En årsak til bristen på oversikt er naturligvis – som nevnt ovenfor – at kontrakten spres over hele virksomheten. En annen årsak er at det er i grunnen umulig å få en slik oversikt uten hjelp av en digital løsning, hvilket også er anledningen til hvorfor fysiske dokument i ett fysisk arkiv ikke er en tilfredsstillende løsning.

Løsningen på dette problemet er ekstremt enkelt. Når hver kontrakt er signert og gjennomgått så registrerer du det i kontrakthåndteringssystemet. Systemet skjemalegger automatisk påminnelser og varsler deg innen kontrakten trenger omforhandles eller sies opp.

Gjennom at påminnelser og varsler finns og genereres på ett sted får du en enkel oversikt over hvilke kontraktrelaterte handlinger du trenger utføre den kommende tiden. For å minske risikoen for at du går glipp av handlinger kan flere personer bli påmint og systemet eskalerer også til høyere instanser.

Håper at denne artikkelen fikk opp øynene dine litt mer for hva et digitalt kontrakthåndteringssystem faktisk kan gjøre for din virksomhet. Jeg er i alle fall sikker på at disse fem tipsene om hvordan du forbedrer din kontrakthåndtering kommer til å øke din produktivitet og minske dine kostnader.

Mindre administrasjon og mer tid til forretninger, noe som gjør deg mer lønnsom!
Hør gjerne av deg så viser vi hvordan Kontrakthåndtering™ hjelper deg.

 

Excel er bra men ikke for kontrakthåndtering

Mange ganger er Excel et uvurderlig verktøy men som dessverre brukes til feil oppgaver. Å bruke Excel for kontrakthåndtering er akkurat en sånn sak som den populære programvaren ikke er tiltenkt for.

Det finns også et ordspråk som lyder: «Om en hammer er det eneste verktøyet du bruker, så ser alle problem ut som en spiker». – Om man tenker på samme måten i IT-verden så innebærer det at du forsøker løse alle problem med hjelp av Excel.

Det vi mener er at Excel er et aldeles utmerket verktøy men at det bare ikke skal brukes til kontrakthåndteing.

Hvorfor er Excel ikke lempelig for kontrakthåndtering?

· Excel sender ingen automatiske påminnelser, hvilket kan lede til at du går glipp av en omforhandling eller en oppsigelse.
· Det er tidskrevende å opprettholde en aktuell Excelfil med kontaktinformasjon og det finns risiko for at opplysningene blir feilaktige om flere fyller på i Excelfilen.
· Excel er ingen arkiv for dokument og håndterer ikke revisjoner, hvilket kan resultere mange timers arbeid for å finne ut hva som faktisk gjelder
· En vanlig fil kan skades av virus, komme bort eller ødelegges gjennom at dataen den er lagret på helt enkelt blir ødelagt. Givetvis gjør mange backup men hvor mange ganger har du også vært med om at du har mistet eller tilfeldigvis skrevet over et dokument?

Av denne enkle anledning synes vi at alle fortjener en tjeneste som er anpasset for kontrakthåndtering, slik at du får full kontroll over kontraktssituasjonen og kan få det aller meste ut av dine kontrakter. En tjeneste som sender påminnelser og som varsler deg når ting skal utføres – på en sikker og trygg måte.

Kontakt oss eller prøv vår tjeneste helt gratis – du vil bli overrasket over hvor enkelt det er å håndtere kontrakter!

Hør av deg så forteller vi mer!

© MultiNet · 2019, All Rights Reserved

MultiNet_Vit