1. Lag maler

Å lage kontrakter tar mye tid – selv for de som utarbeider samme type kontrakt om og om igjen. Selv om samme type kontrakt brukes gjentatte ganger, starter man ofte med å kopiere og lime inn innhold. Etterpå leses vanligvis hele avtalen gjennom for å sikre at ingenting uønsket har endret seg.

Det utføres med andre ord en kvalitetssikringsprosess hver gang du oppretter en ny kontrakt, noe som er ekstremt tidkrevende.

Løsningen er kontraktmaler! Vedrørende gjentakende kontrakter som f.eks. kjøpsavtaler og arbeidsavtaler endrer kun enkelte deler fra kontrakt til kontrakt. Pris, lønn, oppsigelsestid, avtaleparter og kanskje kjøpeobjektet. Ved å lage en mal beskytter du avtalen mot endringer i delene som ikke skal endres hver gang og eliminerer behovet for å gjennomgå avtalen grundig etter hvert utkast.

Med en nettjeneste som støtter avtalemaler løser du problemet enkelt!

2. Strømlinjeforme prosesser for sertifikater og godkjenninger

Det sies ofte at tid er penger, og det er også sant. Mange bedrifter taper tid og penger på å ikke ta hensyn til sertifikater og godkjenninger.

I utgangspunktet ser det veldig ofte slik ut. Kontrakten er opprettet, forhandlet og klar til å signeres. Før avtalen signeres skal den vanligvis godkjennes av administrerende direktør eller ledelsen.
Det er faktisk ikke kontraktopprettelsen eller selve signeringen som tar tid, men tiden mellom opprettelsen og en signert kontrakt. Du kan si at det vil være et midlertidig stopp i prosessen, som kan risikere at avtalen ikke en gang skjer.

Når du har laget maler for dine gjentakende kontrakter, blir det enkelt å strømlinjeforme kontraktsgodkjenningsprosesser. I utgangspunktet trenger den eller de autoriserte kun å godkjenne visse deler av avtalen. Dette lar deg ta kontraktsadministrasjonen til neste nivå.

3. Start med elektronisk / digital signering

Når avtalen er opprettet og godkjent, starter signeringsprosessen. Å signere kontrakter manuelt tar mye tid. Alle sider i avtalen skal administreres, indekseres og arkiveres.

Manuell signering betyr også at det tar mye tid å signere selve avtalen, du må skrive ut dokumentet (noe som heller ikke er bra for miljøet), ofte må en bunt papir sendes i posten til en annen by eller t.o.m. et annet land. Den spesielle delen av prosessen kan bli ganske smertefull hvis det er mange mennesker som må signere dokumentet.

Å bruke elektroniske signaturer i stedet har mange fordeler. Dette lar deg og dine ansatte minimere tiden brukt på papirhåndtering. Du trenger ikke å skanne avtalene. du kan redusere eller til og med eliminere kostnadene for utskrift, manuell klargjøring og forsendelse av papir. I tillegg er elektroniske signaturer sikrere (hvor vanskelig er det egentlig å etterligne sin manuelle signatur?).

Men hva med elektroniske signaturer? Er de juridisk bindende?
Svaret er JA! Elektroniske signaturer er juridisk bindende i 99,99 % av tilfellene. De overholder regelverket utviklet av EU (forordning 910/2014 – eIDAS) og i USA (Global and National Trade Act . ESIGN and Uniform Electronic Transactions Act – UETA)

OK, men hva med de 0,01 prosentene? I noen sjeldne tilfeller er det forskrifter og formkrav for avtaler, f.eks. kjøpsavtale for eiendom og bolig.

4. Hold oversikt over avtalene dine på ett sted

Mange bedrifter som mangler et kontraktstyringssystem, mangler også ofte kontraktene sine. Faktisk har gjennomsnittlig ti prosent av alle forretningskontrakter på mystisk vis forsvunnet. Grunnen til dette er enkel: Avtaler er ofte spredt over hele organisasjonen. Noen er i permer, noen i skyen og noen er til og med bare i en enkelt ansatts innboks (av plasshensyn sletter du også noen ganger innboksen din fra eldre e-poster). Dette gjør det lett å glemme hvor den konkrete avtalen er lagret.

Av denne grunn trenger bedrifter et system for lagring og arkivering av kontrakter. Siden avtaler ofte er verktøy for å opprettholde et godt forhold til andre selskaper, kan konsekvensene av en tapt avtale være ødeleggende for virksomheten.

5. Få et kontraktstyringssystem med kalender, påminnelser og varsler

I dag opplever mange bedrifter mye vondt i forbindelse med manglende oversikt over kontraktene sine. Problemet er det samme uansett hvor stort selskapet er. Du må i utgangspunktet lese gjennom alle avtaler for å huske kontraktsrettslige grunnlag og forpliktelser med hver enkelt avtale.

En årsak til manglende oversikt er selvsagt – som nevnt ovenfor – at avtalene er spredt over hele selskapet. En annen årsak er at det i utgangspunktet er umulig å få en slik oversikt uten hjelp av en digital løsning, noe som også er årsaken til at fysiske dokumenter i et fysisk arkiv ikke er en så tilfredsstillende løsning.

Løsningen på dette problemet er utrolig enkel. Når hver avtale er signert og inngått, registrerer du den i avtalestyringssystemet. Systemet planlegger automatisk påminnelser og varsler deg før kontrakten må reforhandles eller sies opp.

Fordi påminnelser og advarsler er tilgjengelig og generert på ett sted, får du en enkel oversikt over hvilke kontraktsrelaterte handlinger du må utføre den kommende tiden. For å redusere risikoen for at du går glipp av tiltakene, kan flere påminnes og systemet eskalerer også til en høyere instans.

Håper denne artikkelen åpnet øynene dine litt mer for hva et digitalt kontraktsadministrasjonssystem faktisk kan gjøre for bedriften din.
Uansett er jeg sikker på at disse fem tipsene om hvordan du kan forbedre kontraktshåndteringen din vil øke produktiviteten og redusere kostnadene.

Mindre administrasjon og mer tid til forretninger, noe som gjør deg mer lønnsom!

Ta kontakt så viser vi deg hvordan DealManager kan hjelpe deg.