1. Skapa mallar
Att skapa avtal tar mycket tid – även för de som utarbetar samma typ av kontrakt, om och om igen. Även om samma typ av kontrakt används återkommande börjar man ofta genom att kopiera och klistra in innehåll. Därefter läser man oftast igenom hela avtalet för att se till att inget oönskat har förändrats.
Med andra ord utförs en kvalitetssäkringsprocess varje gång du tar fram ett nytt avtal, vilket är oerhört tidskrävande.
Lösningen är avtalsmallar! När det gäller återkommande kontrakt såsom t ex. köpeavtal och anställningsavtal ändras endast vissa delar från kontrakt till kontrakt. Pris, lön, uppsägningsperiod, avtalsparter och kanske köpeobjektet. Genom att skapa en mall så skyddar du avtalet från förändringar av de delar som inte ska ändras varje gång och eliminerar behovet av att granska avtalet grundligt efter varje utkast.
Med en webbtjänst som har stöd för avtalsmallar löser du enkelt problemet!
2. Effektivisera processer för intyg och godkännanden
Man brukar ofta prata om att tid är pengar och det stämmer också. Många företag förlorar tid och pengar genom att inte vara noga med intyg och godkännanden.
I grunden ser verkligen ofta ut så här. Kontraktet skapas, förhandlas fram och är redo att undertecknas. Innan avtalet undertecknas måste det oftast godkännas av VD eller ledningen.
I själva verket är det inte avtalsskapandet eller själva signeringen som tar tid, utan det är tiden mellan skapande och ett undertecknat avtal. Man kan säga att det blir ett tillfälligt stopp i processen, vilket kan riskera att affären inte ens blir av.
När du har skapat mallar för dina återkommande avtal blir det enkelt att effektivisera processer för godkännande av avtal. I grund och botten behöver den eller de behöriga bara godkänna vissa delar av avtalet. Detta gör att du kan ta din avtalshantering till nästa nivå.
3. Börja med elektronisk / digital signering
När avtalet har skapats och godkänts inleds signeringsprocessen. Manuell signering av avtal tar mycket tid. Avtalets alla sidor måste hanteras, indexeras och arkiveras.
Manuell signering innebär också att det mycket tid att signera själva avtalet, du behöver skriva ut dokumentet (vilket dessutom inte är bra för miljön), ofta behöver en lunta med papper skickas per post till en annan stad eller t o m. ett annat land. Just den delen av processen kan bli ganska smärtsam om det är många personer som ska signera dokumentet.
Att istället använda elektroniska signaturer har många fördelar. Det gör att du och dina medarbetare kan minimera tiden för att hantera papper. Du behöver inte skanna avtalen. du kan minska eller till och med eliminera kostnader för utskrift, manuellt förberedande och sändning av papper per post. Dessutom så är elektroniska signaturer säkrare (hur svårt är det egentligen att efterlikna sin manuella signatur?).
Men vad gäller då elektroniska signaturer? Är de juridiskt bindande?
Svaret är JA! Elektroniska signaturer är juridiskt bindande i 99,99% av fallen. De överensstämmer med de regelverk som EU har tagit fram (förordning 910/2014 – eIDAS) samt i USA (globala och nationella handelslagen . ESIGN och Uniform Electronic Transactions Act – UETA)
OK, men vad gäller då de 0,01 procenten? I vissa sällsynta fall finns bestämmelser och formkrav för avtal, t ex. köpeavtal för fastigheter och bostäder.
4. Håll koll på dina avtal på ett ställe
Många företag som saknar ett avtalshanteringssystem saknar också ofta sina avtal. I själva verket har i genomsnitt tio procent av alla avtal hos företag på något mystiskt sätt försvunnit. Anledningen till detta är enkel: Avtal sprids ofta i hela organisationen. Vissa finns i pärmar, vissa i molnet och vissa finns t o m. bara i en enskild medarbetares inkorg (av utrymmesskäl raderar man ju dessutom ibland sin inkorg från äldre mail). Detta gör det lätt att glömma var det specifika avtalet är lagrat.
Av just den här anledningen behöver företag ett system för lagring och arkivering av avtal. Eftersom avtal ofta är verktyg för att upprätthålla ett bra förhållande med andra företag så kan konsekvenserna av ett förlorat avtal bli förödande för verksamheten.
5. Skaffa ett avtalshanteringssystem med kalender, påminnelser och varningar
Idag upplever många företag mycket smärta i samband med brist på överblick över sina avtal. Problemet är likadant oavsett hur stort företaget är. Man behöver i grund och botten läsa igenom alla avtal för att komma ihåg de avtalsrättsliga grunderna och skyldigheterna med varje enskilt avtal.
En orsak till bristen på överblick är naturligtvis – som nämnts ovan – att avtalen sprids över hela företaget. En annan anledning är att det i grunden är omöjligt att få en sådan överblick utan hjälp av en digital lösning, vilket också är anledningen till varför fysiska dokument i ett fysiskt arkiv är en ej så tillfredsställande lösning.
Lösningen på detta problem är oerhört enkel. När varje avtal är undertecknat och ingånget så registrerar du det i avtalshanteringssystemet. Systemet schemalägger automatiskt påminnelser och varnar dig innan avtalet behöver omförhandlas eller sägas upp.
Genom att påminnelser och varningar finns och genereras på ett ställe får du en enkel överblick över vilka avtalsrelaterade åtgärder du behöver utföra den kommande tiden. För att minska risken för att du missar åtgärderna kan flera personer bli påminda och systemet eskalerar även till högre instans.
Hoppas att den här artikeln fick dig dina ögon att öppnas lite mer för vad ett digitalt avtalshanteringssystem faktiskt kan göra för din verksamhet.
Jag är i alla fall säker på att dessa fem tips om hur du förbättrar din avtalshantering kommer öka din produktivitet och minska dina kostnader.
Mindre administration och mer tid för affärer, vilket gör dig mer lönsam!