På den samtida arbetsplatsen har manuella och analoga arbetsmetoder blivit allt mer sällsynta. Moderna verktyg som e-post, och meddelandeappar, erbjuder snabbare och bekvämare kommunikationskanaler, jämfört med traditionella metoder som telefonsamtal eller brev. SaaS-plattformar, såsom Lega Online, har blivit allt mer vanliga, och effektiviserar arbetsflödet för verksamheten för individuella arbetsuppgifter. Med tanke på nutidens snabba framsteg är det inte konstigt att fråga sig: varför inte modernisera dina verktyg för lokaler, möten och bokningsrutiner?
Om du inte redan har gjort det är det hög tid att byta till en framtidssäker lösning!
Vilka fördelar erbjuder ett digitalt bokningssystem er?
En av det tydligaste fördelarna med ett digitalt bokningssystem är tidsbesparningen för organisationen och medarbetare. De flesta digitaliseringsförfaranden uppkommer utifrån en önskan att optimera tidsanvändningen för väsentliga arbetsuppgifter. Ett lokalbokningssystem exemplifierar detta i allra högsta grad. Att helt förlita sig på traditionella arbetsmetoder som anmälningsformulär, e-postklienter och lokala programvaror, är oftast inte helt optimalt och därmed otillräckligt, vilket skapar större belastning när det kommer till genomförandet av mötesarrangemangen.
Att satsa på ett digitalt bokningssystem, ökar både er tillförlitlighet, komfort och arbetseffektivitet.
Att använda ett digitalt bokningssystem förbättrar inte bara produktiviteten, utan minimerar risken för återkommande fallgropar, som dubbelbokningar och plötsliga avbokningar. Bokningar som aldrig går av stapeln kan betecknas som "ineffektiva möten", och är en onödig belastning på resurser och tid som fått läggas ned på uppdraget. Med rätt verktyg är bördan att hålla sig uppdaterade gällande tillgänglighet, scheman, fakturering och övriga administrativa uppgifter ett minne blott!
3 stora fördelar med ett bokningssystem för lokaler:
Effektivitet: Det sparar tid genom att effektivisera hela bokningsprocessen, vilket gör det möjligt för både bokare och ansvarig, att snabbt hitta och reservera tillgängliga ytor eller lokaler, utan större svårigheter.
Undvik dubbelbokningar: Lokalbokningssystem hjälper till att undvika konflikter genom att tillhandahålla realtidsuppdateringar om lokalens eller ytans tillgänglighet, vilket minskar risken för dubbelbokningar och schemafel för alla involverade individer.
Centraliserad hantering: En centraliserad plattform gör det möjligt för användare och administratörer, att se samtliga bokningar, kontrollera bokningsuppgifter och beställningar, samt generera rapporter för både intern och extern resurshantering, samt planering.
Överväg rätt typ av digitalisering för ditt företag
När du överväger en digital lösning, bör man tänka på att alla bokningssystem är olika. Av denna anledning bör man reflektera över vilka förbättringsbehov som finns och de grundläggande kraven för verksamheten. Ett exempel kan vara att deltagare checkas in automatiskt vid ankomst. Uteblivna deltagare, vars rum förblir oanvända, kan vid tillfälle automatiskt frigöras vid behov. Väggmonterade lokalskärmar utanför respektive rum eller yta, ger realtidsinformation om aktuell bokningsstatus, vilket underlättar lokalallokering och planering.
Ett kompetent lokalbokningsystem som Lega Online, ger omfattande översikt över samtliga bokningsbara lokaler och ytor på arbetsplatsen, inklusive långsiktig tillgänglighet för dagen, veckan eller månaden via kalendergränssnittet. Detta "vid första ögonkast"-perspektiv, ger flera användare möjlighet att enkelt hantera schemaläggning för kommande bokningsaktiviteter. Bokningsinformation för bl.a. bokningsbekräftelser skickas som dynamiska e-postmallar utan manuell handpåläggning. Med färdiga skärmlösningar vid entrén, guidas besökare till sina lokaler.
Omfattande digitalisering inom flertalet branscher fortsätter att revolutionera all företagsproduktivitet. Fysiska möten är fortfarande en otrolig viktig aspekt för företag. Den bakomliggande bokningsprocessen, utförande och uppföljning kan utan tvekan fortsätta att förbättras. Genom att anamma en effektiv digital strategi för lokalbokning, möjliggör sömlös spårning av lokalernas tillgänglighet, undvikande av schemakonflikter och leder i slutändan till mer givande möten för alla involverade parter.