Avtal av olika slag är en central del av alla företag och organisationer. Många verksamheter har hundratals – ja, till och med tusentals  – avtal och det finns mycket tid och pengar att tjäna på att hantera dem rätt. Det är enklare än vad man kan tro och i den här artikeln får du råd och tips som lägger grunden till framgångsrik avtalshantering.

Du behöver ha en strategi för avtalshantering

Allt från småföretag till stora företagskoncerner och statliga myndigheter behöver ta ställning till hur de hanterar sina avtal. Att inte ha en genomtänkt strategi är också en form av avtalshantering men det kan bli väldigt kostsamt för din organisation och det kan leda till missnöje hos dina kunder och leverantörer.

Hundratals, tusentals, tiotusentals – hur många avtal har ni?

De flesta företag och organisationer har många fler avtal än de tror. Avtal kan till exempel innefatta dessa områden:

•    Kundavtal: överenskommelser och samarbetsavtal med kunder.
•    Leverantörsavtal: överenskommelser och samarbetsavtal med leverantörer.
•    Abonnemangstjänster: tidningar, programvaror, licenser och annat som ni kanske inte uppfattar som avtal men som medför löpande kostnader.
•    Anställningsavtal och speciella överenskommelser med anställda.
•    Hyresavtal: avtal som gäller lokalerna där verksamheten bedrivs.
•    GDPR-avtal såsom personuppgiftsbiträdesavtal
•    Sekretessavtal med anställda, kunder och leverantörer.
•    Andra avtal som är specifika för ditt verksamhetsområde.

Risker med dålig avtalshantering

Ju fler avtal desto större blir riskerna med bristande avtalshantering. Du riskerar att glömma säga upp programvaror och andra abonnemangstjänster som du och kollegorna slutat använda. Du riskerar också att glömma omförhandla eller förnya viktiga avtal vid rätt tillfälle vilket kan leda till försenade leveranser.

Man skulle kunna säga att dålig avtalshantering är som en bil med begynnande punktering. Ni tar er fortfarande framåt men når inte er fulla potential och kommer att bromsas när det gäller lönsamheten. 

Från pärmar till molnbaserad avtalshantering

Förr var det vanligt att samla alla avtal i pärmar. Sedan tog datorer över och avtalen samlades i särskilda mappar på en dator och en överblick gjordes i Excel. 

Det finns företag och organisationer som fortfarande jobbar enligt pärmmodellen och med mappar och Excel – men de blir allt färre och det är lätt att förstå varför. Du bör istället införa en modern digital avtalshantering som är helt anpassad för att hantera avtal och som tar bort riskerna och problemen med de gamla arbetssätten.

Denna nya avtalshantering drar nytta av den senaste tekniken och brukar kallas molnbaserad avtalshantering eller digital avtalshantering. Den elektroniska tjänsten DealManager har en betydande del av marknaden och har ritat om kartan inom digital avtalshantering.

Artikeltips: Excel är bra men inte för avtalshantering

Fördelar med digital avtalshantering

Idag går allt fler företag och organisationer över till digital avtalshantering och fler än 1 000 företag använder DealManager. Denna digitala avtalshantering har många uppenbara fördelar vilket vi nu ska titta närmare på.

Överblick och struktur

Först och främst ger digital avtalshantering en fullständig överblick. Avtalen kategoriseras och sorteras så att de blir enkla att hitta och följa över tid. Företag och organisationer kan vara väldigt olika och därför skräddarsys avtalshanteringens struktur till varje unik verksamhet.

Olika behörigheter

Alla ska och behöver inte se allt. I ett smart molnbaserat avtalshanteringssystem får olika medarbetare den information och den behörighet som de behöver. Några exempel:

•    Säljarna får överblick över kundavtalen och kan optimera sina säljinsatser.
•    Inköpsavdelningen ser alla leverantörsavtal.
•    HR-avdelningen får tillträde till anställningsavtal och annat som rör de anställda.
•    Ekonomiavdelningen får allt de behöver för att utföra sitt arbete på bästa sätt. 
•    Marknadsavdelningen ser allt som rör marknadsföringen och kan ta ett järngrepp om marknadsföringsbudgeten.
•    VD får överblick över helheten utan att förlora sig i detaljer.

Det allra bästa är att denna uppdelning bara är ett exempel. I många småföretag sköter en VD eller ekonomichef det mesta och har tillträde till så gott som alla avtal. I större företag är rollerna många fler och strikt avgränsade.

Smarta påminnelser

Med genomtänkt digital avtalshantering faller ingenting mellan stolarna. De medarbetare som är ansvariga för avtalen får påminnelser via e-post och SMS och kan sedan omförhandla, förnya eller säga upp de olika avtalen. Påminnelser kan automatiskt eskaleras om de inte ageras på efter en viss tid.

E-signering: Teckna avtal med några knapptryckningar

Ett komplett avtalshanteringssystem innefattar enkel och smidig signering av avtalen. På så sätt får säljarna inte bara stenkoll på avtalens innehåll. De genomför också affärerna genom att kunderna signerar avtalen elektroniskt, vilket kan ske med eller utan BankID. På liknande sätt förlängs eller avslutas leverantörsavtalen – enkelt och elektroniskt!

Statistik och nyckeltal

Ett bra digitalt avtalshanteringssystem tar överblicken och strukturen flera steg längre. Med statistik och nyckeltal ser du hur avtalen fördelar sig och får en exakt bild av intäkter och kostnader. Statistiken och nyckeltalen ger rätt förutsättningar till att ta kloka beslut.

Artikeltips: Alla funktioner för en komplett avtalshantering

Säkerhet och support

Några av de allra viktigaste aspekterna är avtalshanteringssystemets driftsäkerhet, säkerhet mot intrång och vilken teknik som får allt att fungera. Hur ser ”upptiden” ut? Vilken kryptering används? Var lagras din data? Vilket företag driftar systemet och vilken support erbjuds? Ställ dig frågor som dessa när du ska välja lösning. 

Det här är modern avtalshantering – en sammanfattning

I den här artikeln har vi tittat närmare på hur viktigt det är för företag och organisationer att ha en genomtänkt avtalshantering. Vi har också sett hur utvecklingen har gått från manuellt arbete – pärmar, mappar och Excel – till digitala lösningar som revolutionerar avtalshanteringen.

Förhoppningsvis väljer du och din verksamhet att göra samma resa som många andra redan har gjort. Välj ett avtalshanteringssystem som är beprövat bra och som har många nöjda användare.

Läs mer: Kom igång med ditt nya avtalshanteringssystem